コラム
COLUMN
入退室管理によるオフィスセキュリティ対策
デジタル社会が普及し、オフィスで取り巻く情報がデータ化される時代となりました。オフィスでの企業情報の保護や資産を守る使命は非常に重要であり、オフィスセキュリティの対策は企業の運営の向上につながります。近年のオフィスセキュリティの仕組みやメリットの理解、それぞれの企業が抱えるセキュリティリスクを深めることが重要です。入退室管理システムは、リスクごとに求められるオフィスセキュリティ対策が可能です。企業形態や情報資産に最適なオフィスセキュリティの導入は、個人の保護や社会的役割を果たす効果を得られます。
◎オフィスに潜むセキュリティリスク
オフィスでの日々の事業運営では、オフィスセキュリティのさまざまな問題点が浮き上がってきます。たとえば「部外者による不法侵入」や「顧客情報管理の徹底」、「従業員の個人情報の保護」などがあげられます。オフィスセキュリティとは、企業が保護・保管している情報資産を不正アクセスや情報漏洩から守るための対策を指します。オフィスセキュリティを強化するには、外部要因はもちろん内部要因による不正なアクセスから情報を守るために、入退室管理システムの必要性が重要となります。昨今の未来ある企業が危惧しなくてはいけないオフィスセキュリティリスクには「情報リスク」「人的リスク」「物的リスク」があります。情報リスクとは、企業資産である情報が外部に流出する危険性を表します。情報漏洩は、サイバー攻撃などのデジタル内被害と物理的なパソコンや資料を持ち出されて情報流出するなど、さまざまな方法で発生します。人的リスクとは、従業員の行為で発生するセキュリティリスクです。人的ミスによるデータや重要資料の紛失・データ削除などを指しますが、これらは意図して行われるものではありません。人的リスクの回避には、従業員のオフィスセキュリティに対する理解度が重要となります。物的リスクは、企業が所有する物理的な資産物の盗難です。ここでの資産物とはオフィスで取り扱っている機械や車両などの有形資産を指します。このように企業が抱えるリスクには、社内安全の確保と内部の安全管理ができる入退室管理を導入したオフィスセキュリティ対策が賢明とされます。
◎入退室管理システム導入のオフィスセキュリティ
入退室管理システムとは、オフィスの出入り口に設置した専用機器にICカードや生体認証を利用して認証・解錠を行うシステムです。従来の企業の多くは、オフィスセキュリティ対策に物理的な金属の鍵を使用していました。しかし金属の鍵はセキュリティ性や利便性が低く、単独での利用のみとなってしまうためほかの機能性もありません。入退室管理システムは、入退室を許可する人間を登録し、特定のエリアに入室する際に「いつ誰がどこに」出入りしたかのデータをデジタル上で一元管理できます。このため、金属の鍵に代わる入退室管理システムの導入は、オフィスセキュリティ強化や入退室管理業務の効率化につながります。オフィスセキュリティに適した入退室管理システムの認証方法には「暗証番号認証」「ICカード認証」「生体認証」などいくつかの種類があります。「暗証番号認証」は入退室の際、あらかじめ設定された認証番号を専用のリーダーに入力をして解錠する方法です。認証可能な認証番号は、4桁から10桁ほどの英数字を組み合わせて設定されます。決まっている番号を入力するだけなので、非常に容易な面、番号さえ知ってしまえば誰でもそのエリアに不正入室できてしまうというデメリットがあります。不正入室の回避策として、定期的な番号の変更や利用者のマナーが必要とされます。「ICカード認証」はカード内に埋め込まれたICチップによって、認証者を特定する方法です。ICチップは個人の情報が内蔵されているため、従業員一人ひとり異なるカードを持つことになります。しかし、原則カードの利用は本人のみとされていますが、従業員同士のカード貸し借りや紛失が発生するリスクがあります。オフィスセキュリティ対策でのICカードの取扱いにおいては、個人の管理・保管方法が重要となります。セキュリティ性が高い入退室管理システムには「生体認証」があります。生体認証は体の一部を利用した認証方法であり、「顔認証」や「指紋認証」などがオフィスセキュリティなどの幅広いシーンで活用されています。顔認証は、認証者の顔をカメラで撮影し、登録されている人間と合致するかを判断します。認証は撮影した認証者の目・鼻・口といった細かなパーツの位置関係や、顔の面積などの奥行きをデータ化して計測します。顔認証は、物理的な接触が必要ないため、入退室管理システムのなかでも数少ない非接触型での認証方法です。非接触型の認証システムは、安全な衛生面の確保ができるので、感染症が広がるリスクが大幅に減少するのです。またオフィスセキュリティ対策で入退室管理を導入する場合、認証機器の多くは人の出入りが頻繁に起きる場所に設けられます。1度に複数の利用者の認証が必要な場面で、認証判別をひとりずつ行うと時間のロスが発生し、作業効率の悪化につながってしまいます。KJ TECH japanの顔認証機器は1度の認証で複数人の顔を判別することができます。多くの利用者が足を止めることなく、短時間で迅速に認証できるため、効率的かつ快適な入退室が可能です。もうひとつの生体認証である指紋認証は、個人の指紋を利用して認証を行います。指紋認証で使用する指紋は、1人ひとり全く異なる部位であるため、ほかの認証に比べて非常に誤認識が少ない精度の高い認証方法です。たとえ、一卵性双生児であったとしても、指紋のデザインは同じではありません。そのため、指紋認証は他社による模造が難しいため、偽造リスクが少なく、よりオフィスセキュリティを高めたいエリアで活用されます。KJ TECH japanの指紋認証機器は、入退室管理での特定のエリアにおいて認証者のアクセス制限が選択可能です。このように指紋認証は、役員室やサーバールームなどの重要なエリアごとにセキュリティレベルを段階設定することで、不正入室のリスクが低いセキュリティ対策が実現できます。入退室管理はほかのシステムと連動性することで、オフィスセキュリティ対策をより高めることができます。入退室管理と連動できる代表的なシステムは勤怠管理システムです。勤怠管理とは、オフィスで働く従業員の出勤や退勤時間をデバイス上で自動的に記録をし、勤怠データを管理するシステムです。出勤している時間だけではなく、遅刻や早退・休日や残業などの詳細把握も可能です。勤怠管理システムは、労働管理や給料計算などにも反映できるため、これまで時間を費やしていた管理者の作業を担ってくれるのです。オフィスへの入退室時は、認証者の健康チェックが必要な場合があります。認証者の体温をカメラで検知する機能は、医療機関と併設しているオフィスでは必要不可欠なシステムです。現代は、感染症対策に敏感であるため、オフィスセキュリティ対策として入退室管理に健康管理システムを導入する企業は拡大傾向にあります。またオフィスでは、防犯上入室許可のある人間を必要最低限に絞りたいエリアが存在します。そのような特定のエリアでのオフィスセキュリティは、アクセス制限システムの導入が有効的です。アクセス制限とは、エリアごとに利用者の認証権限を設定することで、認証許可のない人間の入室を食い止める働きがあります。万が一、何らかの手段で部外者による不正入室が発生した場合はアンチパスバックシステムの連動で対象者を特定できます。アンチパスバックシステムを連動した入退室管理は、エリア内から退室する際に入室認証に使用した手段がないと退室ができません。アンチパスバックシステムは直接的な不正入室を防ぐことはできませんが、退室できないという不安材料になるためオフィスセキュリティ対策の不正行為抑制につながります。このように入退室管理にほかのシステムを連動させることで、より強固なオフィスセキュリティを手にすることができるのです。
◎オフィスにおける入退室管理の導入効果
オフィスセキュリティ対策に入退室管理システムを導入することで多くの効果とさらなるメリットが期待できます。入退室管理システムをオフィスにある各部屋に設けることで、それぞれのエリア内の防犯セキュリティが強化されます。オフィスには機密情報の取り扱いがあり、とくに従業員の多い企業は情報を分散している部屋が多く存在します。この場合、入退室管理システムを細かくエリアごとに区分けすることで、わずかな隙間から侵入を試みる不法侵入者から情報を守ることができます。オフィスセキュリティを設けるエリアの細分化は情報漏洩が発生した場合も、適切な対応を迅速に行うことができます。またオフィスのなかには、従業員の個人に関する情報があります。たとえば、クレジットカード情報やマイナンバーカードなど、他人の手に渡ってしまうと非常にリスクある被害に巻き込まれる可能性があります。オフィスセキュリティを保護することは従業員1人ひとりの安全を守ることにもつながるのです。入退室管理システムでの勤怠管理は1分1秒単位で記録されるため、常に正確な労働時間の打刻が可能です。本人に代わって、他者が行う出退勤の打刻はできないので、不正な勤怠打刻が発生しません。勤怠管理は、自身で出退勤を打刻する方法もありますが、エリア内への入退室と同時に自動で勤怠が認証される場合もあります。毎回、自身で勤怠打刻をすると時間のロスが発生しますが、入退室管理システムで行う勤怠管理は余計な時間を要しません。また従来の労働管理は、管理者によって従業員の勤怠記録をひとりずつチェックし、誤った記録を付けていないか確認する作業が必要とされていました。従業員の人数によっては相当な時間を要し、管理者の負担が非常に大きい状態でした。勤怠管理の導入は労働管理を任されている管理者にとっても作業が軽減されるので、非常に高い作業効率性を得ることができるのです。オフィスセキュリティ対策による業務効率化は、勤怠管理以外の場面でも効果が現れます。たとえば、オフィスの出入り口に入退室管理システムを設けることで、受付や警備員の配置が必要最低限で済みます。従来、オフィスのエントランスホールや玄関口には、オフィスセキュリティ対策を目的に利用者の認証を行う専任の人がいました。しかし利用者の認証をデジタル管理することで、今まで配置されていた人間の時間と手が空きます。ほかの業務に手がまわり、作業効率の向上につながるのです。またオフィスセキュリティ対策に入退室管理システムを導入することで、取引先企業や社会的地位のなかで会社の信用度が向上します。企業と業務提携を交わす場合、企業間で従業員の行き来や情報を伝達する機会が多くなります。その際に、企業情報が外部に流出する事態は必ず避けなければなりません。オフィスセキュリティ対策が万全な企業は、情報漏洩のリスクが低いため、取引契約もスムーズに進めることができます。
◎オフィスセキュリティの種類とエリアレベル
オフィスセキュリティには対策すべき2つのセキュリティがあります。2つのセキュリティとは「空間セキュリティ」と「情報セキュリティ」と呼ばれ、どちらもオフィスセキュリティでは重要な部分を示しています。空間セキュリティとは、従業員や取引先関係者などはもちろん、来訪者などを含めた、オフィスに出入りする人間の動きからオフィスセキュリティを守る対策のことです。オフィスには、企業資料や現金など持ち運びができる物理的な情報資産が保管されています。万が一、部外者による不正入室が発生した場合、これら物理的な情報が外部に持ち出され、漏洩につながる可能性があります。オフィスへ入るすべての人間の動線を考慮してリスクに備えることが、空間セキュリティの対策です。空間セキュリティの主な例は、アクセス制御・監視システム・防犯ガラスなどです。情報セキュリティとは、物理的な物ではなく、企業が保持している情報・社員やお客さまの個人情報などの情報に関する資産を守る対策です。オフィスには、従業員や顧客の個人情報、企業製品情報や機密情報など非常に多くの情報があります。デジタル技術が進んでいる現代では、外部の人間によるサイバー攻撃や不正アクセスなどの手段で、情報が抜き取られたり改ざんされるリスクがあります。オフィスセキュリティ対策は、情報セキュリティによってこれらのリスクから企業を守ることができるのです。情報セキュリティの主な例は、従業員のアクセス制御・情報漏洩・情報の暗号化などを指します。空間セキュリティと情報セキュリティはそれぞれの対策は異なりますが、オフィスセキュリティを守るという最終目的は同じ方向を向いています。これら2つのセキュリティを守るための共通した対策は、入退室管理システムで取り組むことが可能です。また空間セキュリティと情報セキュリティは、オフィスセキュリティのなかでも非常に高い位置にセキュリティレベルが設定されています。そのほかのオフィスセキュリティには「人的セキュリティ」「緊急対応」があげられます。人的セキュリティは従業員や訪問者へのセキュリティに対する教育、セキュリティポリシーの遵守、適切な行動指針などの各個人の行動や振る舞い方に焦点をあてたセキュリティです。緊急対応とは、火災や地震、緊急事態のリスクに対する対応策や緊急連絡先や避難計画など、緊急対応に関する対策のオフィスセキュリティになります。
◎入退室管理システムを導入するポイント
入退室管理システムは選ぶ種類や認証方法によって守れるセキュリティの特性や強みが異なります。導入のポイントを把握することでオフィスセキュリティに適切な入退室管理システムを選ぶことができるのです。まず入退室管理システムを選ぶ際には、セキュリティ対象となる自社の企業資産を把握することが必要です。オフィスに存在するセキュリティ対象物は、どのような状態で保管されているか確認をします。オフィスセキュリティの対象物は、資料などの物理的なものからデータ化されたものなどいくつかの媒体に分かれて保管されています。これらの情報がどの部屋にあるのか、どこからのアクセス手段になるのかをはっきりと明確化しなければなりません。また、各情報の重要度リスクを把握することも必要となります。情報の重要度が高いほど、より強固なオフィスセキュリティが求められるのです。次に、今現在のオフィスセキュリティの問題点を知ることで、足りないものや改善策を見つけることができます。オフィスセキュリティの問題点は大きく分けると「外部的要因」と「内部的要因」があります。外部的要因の場合は、オフィスの窓口であるエントランスや受付での入退室管理の徹底が必要となります。内部的要因の場合は従業員が侵入できるエリアに入退室管理を設ける対策が有効的です。オフィスを出入りする従業員数やオフィスセキュリティを必要とするエリアの環境、エリアの工数も重要なポイントとなります。従業員数が多い場合は、認証精度が高い生体認証が適しており、人数がすくない場合は比較的低コストなカード認証が有効的です。屋外に設ける入退室管理システムには、天候や気温などに左右されない粉塵対策がされている製品が多く、高い利便性があります。屋内など設置できる場所が限られていたり範囲が狭い場合に適した入退室管理システムは、コンパクトな認証機器が利用しやすい条件です。オフィスセキュリティには、オフィス内で社内をエリア分けして用途別にセキュリティレベルを管理する「ゾーンセキュリティ」があります。ゾーンセキュリティは、オフィスに入室する来訪者による不正アクセスや情報漏洩リスクに限らず、従業員が取り組んでいる作業やオフィス内での行動の中で、触れてはいけない情報に辿りつかないよう配慮する目的もあります。また作業行動や動線を加味して適切なオフィスセキュリティを設けることで、作業の効率化やパフォーマンスが上がるメリットも手に入れられます。ゾーンセキュリティのレベルは、1から4までの段階に分けられます。レベル1は、パブリックゾーンを指し、このゾーンでのリスクや対策の必要性は低いとされています。主にエントランスやエレベーターホールなど、オフィスに入る際に1番最初に通過する場所でもあります。レベル2は来訪者ゾーンで、不審者や部外者の侵入リスクを防ぐ必要性があります。主に会議室やロビーなどを指し、従業員と来訪者が共に利用するエリアです。レベル3である内部ゾーンは、外部の人間による情報漏洩に注意が必要です。内部ゾーンは業務スペースなど従業員のみの利用が許されるエリアです。このレベル3からオフィスセキュリティの対策が非常に重要となります。すべてのゾーンにオフィスセキュリティ対策ができない場合でも、レベル3以降に対策を設けることでオフィスセキュリティが守られる確率が非常に高まります。オフィスセキュリティで最も重要なゾーンは、レベル4の機密ゾーンです。機密ゾーンにアクセスできる人間は限られた人のみとされています。機密ゾーンはサーバー室や金庫室など機密情報を管理しているエリアです。レベル3もしくはレベル4のゾーンでは入退室管理システムのなかでも、ICカード認証や生体認証による安全で認証能力が高いシステムの導入が有効的です。このようなゾーンセキュリティの構造を理解することで、自社でオフィスセキュリティが必要な場所や優先順位が明確化されるので、適切な入退室管理システムを選ぶことができます。
◎オフィスにおける入退室管理システムの活用事例
オフィスセキュリティ対策に導入すべき入退室管理システムは、利用するゾーンによって適するものが異なります。ゾーンセキュリティのレベルが上がるほど精度が高い認証方法が必要です。
○エントランスやエレベーター（パブリックゾーン）
パブリックゾーンではオフィスの玄関でもあり、不特定多数の出入りのリスクが非常に高いエリアです。このエリアでのオフィスセキュリティ対策は、侵入者防止策のために物理的に遮断をするシステムが有効的です。物理的な遮断とはゲートや扉を指し、これらの機能を取り込む入退室管理が適しています。エレベーターや駐車場にアクセス権限を設定することで、オフィスへ入る手前で不正な侵入者を食い止めることも可能です。また、従業員の勤怠管理システムと連動することで、正確な労働管理や不正出退勤の防止につながります。
○受付やロビー（来訪者ゾーン）
来訪者ゾーンである共有スペースは、社内外の人間が毎日出入りする場所です。このエリアで不正侵入を突破されてしまうと、のちの情報漏洩や盗難などの被害につながるリスクが高まります。
そのため、映像記録が残せるオフィスセキュリティ対策、監視カメラなどの機能と連動できる入退室管理システムが有効的です。
◯会議室や執務スペース（内部ゾーン）
オフィスセキュリティレベルが上がる内部ゾーンは、顧客情報や機密情報など、企業にとって重要な情報が多く管理されています。これらの機密情報を守るためには、特定の人間のみ入室できるようアクセス権限の設定をします。入退室では、共連れによるトラブルが発生する場合もあります。
内部ゾーンの入退室管理システムにアンチパスバック機能を導入することで、共連れによる不正入室の抑制につながります。またエリアごとに入室滞在時間を設定することで、従業員の行動管理を徹底することもできます。
○役員室やサーバールーム（機密ゾーン）
オフィスの中心である機密ゾーンは、非常に精度の高いオフィスセキュリティ対策が必要とされています。不正入室防止の重要度が高く、なりすましや偽造による不正の排除が必要です。この場合は、顔認証や指紋認証などの生体認証の利用が有効的です。生体認証とICカード認証といった2重体制でオフィスセキュリティ対策を行う方法も適切です。
◎まとめ
企業における入退室管理の導入は、オフィスセキュリティ対策を目的とした不正侵入者の情報漏洩のリスク回避が主として取り入れられています。また保護すべきエリアごとに適切な入退室管理システムの選択がオフィスセキュリティを守るための重要なポイントとなります。KJ TECH japanでは、オフィスで抱えるさまざまなリスクと、エリアのレベル別に必要な入退室管理システム機器を取り扱っています。企業資産を守るオフィスセキュリティに合わせた入退室管理システムの導入・検討は、お気軽にご相談ください。
