コラム

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勤怠管理に指紋認証を採用するメリットと運用ポイント

生体認証のひとつの指紋認証を勤怠管理に活用する企業が増えています。勤怠管理シーンに指紋認証を導入すると、不正打刻を防止できる効果や、ICカードの紛失リスクを下げられる効果が期待できます。指紋認証と勤怠管理を組み合わせると、ICカード紛失時の作業が不要になるため、人事や労務担当者の業務負担の軽減も可能です。人間の生体情報を利用する指紋認証を安全かつ円滑に導入し運用するためには、おさえておきたいポイントが複数あります。ポイントを正確に把握することで、勤怠管理シーンで指紋認証のメリットを感じられます。

◎勤怠管理に指紋認証を使わないと発生し得るリスク

勤怠管理に指紋認証を使わないと発生する可能性が高まるリスクには、打刻をするべき本人が第三者に代理で打刻を依頼する不正打刻があります。タイムカードや手書きの出勤簿を使った勤怠管理方法では、なりすましや虚偽申告などの不正行為が起きがちです。さらに、これらの勤怠管理方法には、従業員の行った不正行為に、管理者側が気付きにくい側面もあります。従業員がタイムカードを使って打刻したり、出勤簿に時刻を手書きしたりする瞬間をカメラで常に監視すると不正は防げますが、現実的な勤怠管理とはいえません。また、誠実に勤怠管理を報告している従業員が、先輩や上司から不正打刻を依頼され、断り切れずに、不利益を被るケースも考えられます。給与は、勤務実態があるからこそ支払われるお金のため、管理者による正確な勤務時間の把握と、従業員本人の事実に基づいた勤怠管理の申告が欠かせません。勤怠管理を行う手段にICカードを採用する企業も多くありますが、この方法では、ICカードの紛失リスクが伴うため、勤怠管理シーンで発生し得るリスクになり得ます。ICカードを使った勤怠管理は、管理者が細やかな説明をしなくても、多くの人が簡単に扱えるメリットがあります。一方、常に自宅と会社の間を持ち運んだり、カードケースをカバンから出し入れしたりするため、勤怠管理に使うカードを紛失する可能性も十分に含んでいます。また、勤怠管理に必要なICカードを自宅に置き忘れて出勤し、勤怠管理をスムーズに申告できないケースも、見過ごせない課題です。ICカードを使った勤怠管理は、非常に簡便性が高く、利用者が受け入れやすい勤怠管理方法ですが、紛失と置き忘れがネックになります。

◎指紋認証を勤怠管理シーンに導入して得られるメリット

指紋認証を勤怠管理シーンに導入して得られるメリットのひとつは、タイムカードや手書きの出勤簿を使った勤怠管理を採用したときに、とくにリスクが高まる不正打刻を防止する効果です。指紋認証を使って勤怠管理を行う際は、指紋認証リーダーに事前に登録した指紋と照合して本人確認を実施するため、同僚や部下に依頼しても、代理で打刻はできません。指紋認証は、人間の手の指紋情報を本人識別に活用する生体認証のひとつで、指紋の線が分岐していたり、行き止まりになっていたりするポイントを使って照合します。指紋にある20個から40個の特徴的なポイントを抽出して指紋認証を実施するため、指紋認証リーダーは、勤怠管理を申告している対象が、どの従業員なのか正確に判断したうえで、勤怠管理の情報登録が可能です。指紋認証を勤怠管理に採用すると、誰がいつ出退勤したか、管理者は信頼性の高い勤怠管理情報を得られます。ICカードを使った勤怠管理では回避が困難な、ICカード本体の紛失や置き忘れも、指紋認証を用いた勤怠管理に移行すると解決します。指紋認証で本人照合を行うときは、指紋認証リーダーへ事前に登録した指さえあれば、実施可能だからです。人間の指先の生体情報を使った認証方法が指紋認証のため、勤怠管理情報を申告するときは、本人の指先以外はいりません。また、勤怠管理に指紋認証を導入すると、ICカードの置き忘れだけではなく、物忘れにも対応できます。たとえば、暗証番号やパスワードを使った勤怠管理では、意図せずに番号や文字列を忘れてしまう事態も考えられます。忘れてしまったときを考慮して、紙やスマホに書き留めると、紛失したときにパスワードや暗証番号の再発行と再周知が必要です。ICカードで発生し得る紛失や、暗証番号やパスワードで起きがちな物忘れをあらかじめ防止できる勤怠管理方法として、指紋認証は有効に機能します。さまざまなバックグラウンドをもった従業員が多く在籍する、インターナショナルな企業や施設でも、指紋認証を勤怠管理の手段として活用できます。指紋認証は、多数の国で取り入れられている認証方法のため、日本語の読解が難しい外国人でもイメージしやすく、勤怠管理にも使えるからです。管理者も、身ぶり手ぶりで指紋認証の方法を伝えられ、説明に必要な時間を削減できるので、別の業務に注力できます。また、指紋認証リーダーによっては、日本語以外の言語にも複数対応した認証リーダーがあります。少なくとも英語表示もできる指紋認証リーダーを設置すると、日本語話者以外の従業員が多数在籍していても、スムーズに勤怠管理の申告と管理が可能です。

◎指紋認証を用いた安全かつ円滑な勤怠管理のポイント

勤怠管理を目的に指紋認証を導入し、安全かつ円滑に運用するには、個人の指紋情報の利用に関する社内規定を定めたうえで、従業員への説明が必要です。指紋認証は、銀行ATMをはじめ、日常的に疑問なく使用する認証方法ですが、人間の生体情報を扱います。指紋という個人情報を従業員から取得して勤怠管理に使用するため、個人情報の保護対策と運用方針の共有は欠かせません。従業員によっては、勤怠管理が目的といっても、個人の指紋情報を企業に預けることに違和感や抵抗感を覚える人もいます。勤怠管理に指紋認証を使う理由やメリットを説明し、どのような従業員も、安心して指紋認証を利用できる環境作りが肝心です。指紋認証を用いた安全かつ円滑な勤怠管理を実現するには、指紋認証による勤怠管理が、自社の環境に合致しているか確認が必要です。事業内容や業務内容によっては、指紋認証が勤怠管理の手段として適していないケースがあるからです。指紋認証は、利用者の指紋が摩耗していると、指紋認証リーダーが指紋を読み取れないため、正確な指紋認証に影響を及ぼします。素手で薬品や洗剤に多く触れる機会がある仕事や、紙を取り扱う業務に携わると、日々の積み重ねで指紋が摩耗します。指紋認証を使った勤怠管理では、打刻をする従業員を正確に見定められますが、業務内容によっては、別の勤怠管理方法が適切なケースも考えられます。指紋認証リーダーを使えないシチュエーションも考慮し、代替の打刻方法を設定することも、円滑な勤怠管理を実現させるポイントのひとつです。指紋認証を勤怠管理シーンで使う際は、指紋認証リーダーに指紋を読み取らせないと勤怠管理情報を登録できません。指紋認証リーダーから勤怠管理ができない、出張やテレワークのようなケースも発生します。すべての状況を加味した勤怠管理環境を構築しないと、勤怠情報を正確に管理しているとはいえません。営業担当者の出張や世情、家庭の事情によるテレワークを採用する場合は、位置情報を利用した打刻方法の模索が必要です。すべての従業員の勤怠管理を健全かつ正確に行うには、指紋認証の活用だけではなく、指紋認証ができないシチュエーションも視野に入れた、勤怠管理環境の確立が求められます。

◎勤怠管理に指紋認証を活用できる認証リーダーKJ-3500H

KJ TECH japanが展開している指紋認証リーダーのひとつ、KJ-3500Hには、高度な指紋認証テクノロジーが搭載されています。とくに注目したいKJ-3500Hの長所のひとつは、指紋認証に要する時間の短さです。KJ-3500Hが指紋認証のすべてのプロセスを実施し、本人照合を完了するために必要な時間は5,000ユーザーまでは0.1秒と、世界最速レベルの指紋認証速度を誇っています。出退勤する時間帯に従業員が続けざまに訪れても、速やかな指紋認証による勤怠管理が可能です。認証速度以外に、KJ-3500Hで注目したいポイントは、500DPI光学センサーが提供する、指紋認証の精度の高さもあげられます。DPIとは、1インチの中にあるドットの数を指し、KJ-3500Hには、指紋の細部まで精密に読み取れる高レベルな光学センサーが備わっています。また、光学センサー自体の大きさが20mm×23mmと幅広で、しっかりと指紋を読み取れるため、正確な指紋認証のサポートが可能です。スピーディーかつ正確な本人認証が可能なKJ-3500Hの指紋認証は、勤怠管理シーンでおおいに活躍できる機能を有しています。KJ-3500Hには、指紋認証以外にも、暗証番号認証とカード認証機能がインストールされています。指紋認証を勤怠管理に利用したくても、指紋認証リーダーに登録した指に傷がついた場合、傷が治るまで指紋認証はできません。指紋認証を使った勤怠管理が難しいシーンでも、暗証番号認証もしくはカード認証を代替手段として設定しておくと、問題なく勤怠管理ができます。KJ-3500Hは、状況に応じた柔軟性のある運用が可能な指紋認証リーダーです。また、KJ-3500HはIP65であり、高い防塵性と防水性があると認められています。設置を希望する場所が、会社ビルの屋外エントランスのような、雨風にさらされる場所でも設置可能です。外国人を採用する事例が増加する昨今、多言語対応は企業に対応が求められるポイントのひとつです。日本語の読解をしない外国人でも、身ぶり手ぶりで指紋認証の流れの雰囲気は把握できますが、管理する側となると、同じようには進みません。KJ-3500Hで利用できる言語には、英語が含まれているため、多国籍な人材が多い企業でも、不自由なく勤怠管理を行えます。日本語をコミュニケーションに使用しない従業員が管理者の立場になっても、指紋認証を駆使した円滑な勤怠管理が可能です。

◎勤怠管理シーンにおける指紋認証リーダーKJ-3500Hの導入実績

勤怠管理に指紋認証を導入すると、タイムカードや手書きの出勤簿で発生するリスクをおさえた運用ができます。また、指紋認証機能により、不正打刻の防止をはじめ、さまざまなメリットが得られます。

⚪︎正確な勤怠管理を目指した企業に指紋認証リーダーKJ-3500Hを導入した事例

ある企業では、勤務実態と勤務データの間に開きがあるのが原因で、各従業員の正確な勤務時間を把握する方法を探していました。日常的にも使用するため親しみがあり、かつ打刻する本人以外が勤怠情報を操作できない指紋認証を使った勤怠管理を知り、KJ-3500Hをエントランスに設置しました。指紋認証と勤怠管理の組み合わせにより、不正行為ができない健全な環境の構築に成功しています。不正打刻をしていた従業員も見つかり、適切な指導と勤務態度改善につながりました。

⚪︎外国人従業員が多数在籍するホテルに指紋認証リーダーKJ-3500Hを導入した事例

インバウンド対策で外国人従業員を多く採用したあるホテルでは、タイムカードを使った勤怠管理方法の英語を使った説明に、時間がかかりすぎていると感じていました。すべての人事や労務担当者が英語は堪能と限らないため、英語を含め多言語表示に対応しているKJ-3500Hを従業員の入口に配置しました。KJ-3500Hの多言語機能により、大幅な作業時間の削減に至っています。将来、管理者に日本語話者ではない外国人が割り当てられたとしても、管理を任せられる環境も同時に作っています。

⚪︎24時間体制の介護施設に指紋認証リーダーKJ-3500Hを導入した事例

ある介護施設では、職員の勤怠管理にICカードを採用していましたが、ICカードの持ち忘れが頻繁に発生していました。とくに、人数が減る深夜帯にICカードを忘れた職員へのフォローが業務を圧迫していたため、課題と認識していました。ICカードに代わる勤怠管理方法として、持ち忘れが起きない指紋認証機能が搭載されたKJ-3500Hを職員通用口に取り付けました。KJ-3500Hに登録した指があれば、勤怠管理ができるため、職員のフォローが不要になり業務が改善しています。指をケガした際は、ICカードによる勤怠管理も可能です。

◎まとめ

指紋認証を利用できる認証リーダーを勤怠管理シーンで活用すると、不正打刻を防止したり、ICカードを紛失する事態を未然に防止したりできます。指紋認証を駆使すると、ICカード紛失時の再発行の手間をはじめ、人事や労務担当者の業務負担軽減にも貢献します。打刻する対象を正確に認識し、勤怠管理情報を取得できる仕組みを作る指紋認証は、従来の勤怠管理方法では起きがちなリスクの解決が可能です。勤怠管理に指紋認証を利用するメリットと運用するときのポイントにご興味がある際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。

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