コラム

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宿泊施設の業務効率化と顧客満足度向上を図る入退室管理システム

宿泊施設では、利用者の安全確保と業務効率化の両立がこれまで以上に求められています。とくにフロント業務は人手が掛かりやすく、繁忙期には混雑や待ち時間の増加が課題です。カードキーの紛失や不正利用など、従来の入退室管理では対応しきれないセキュリティ課題も残ります。労働人口の減少が進む宿泊業界ですが、宿泊者数は増加傾向にあります。こうした背景から、宿泊施設のフロント業務の効率化と本人確認の確実性を図る手段として、顔認証による入退室管理が注目されています。この記事では、宿泊施設における課題と入退室管理システムの重要性、入退室管理を効率化する顔認証についてご紹介します。

◎宿泊施設が抱える人手不足とセキュリティ課題

宿泊施設のフロント業務は、チェックインやチェックアウトの対応だけではありません。電話対応やタクシーの手配、予約管理、滞在履歴の記録など、さまざまな業務を限られた人員と時間のなかで処理する必要があります。ビジネスで長期滞在する利用者の宿泊記録など、個別の管理業務が発生するケースも少なくありません。これらの作業を人手のみで行う場合、繁忙期には待ち時間の増加や入力ミスなどが起こりやすく、顧客満足度の低下や従業員の負担増加につながります。さらに宿泊業界では、旅行需要の急回復により深刻な人手不足が続いています。急増する宿泊者対応を限られたスタッフで行う必要がある現状では、フロント運営の効率化が急務です。加えて、宿泊施設ではインバウンド需要の増加に伴い、多言語対応や非対面チェックインのニーズも高まっています。外国人ゲストへの説明や本人確認作業に時間を要すると、フロント業務をさらに圧迫します。宿泊施設は多様な利用者が出入りするため、安全な館内環境を維持するためのセキュリティ対策も不可欠です。とくにフロント周辺や客室フロア、バックヤードなどは、適切な入退室管理を行い、部外者の侵入や不審行動を防ぐことが求められます。しかし、従来の物理キーやカードキーを用いた運用では、鍵の紛失・貸し借り・盗難によるセキュリティリスクや運営上多くの課題が生じます。カードキーが外部に持ち出されたり第三者に複製されたりした場合、宿泊者以外でも客室や館内設備にアクセスできる恐れがあります。鍵を紛失した際には再発行対応が必要となり、スタッフの業務負担も増加します。客室や大浴場、ラウンジなど、施設内の利用区分が複雑化するなか、アクセス権限を個別で管理する必要性も出てきており、手作業での入退室管理では設定ミスや管理漏れが発生しやすい点も大きな課題です。このように、宿泊施設が抱える課題は入退室管理におけるセキュリティと業務効率の両面にまたがっており、従来のアナログ運用では限界が見えてきています。現場の負担を軽減しつつ、安全で快適な滞在環境を提供するためには、より精度が高く運用負担の少ない入退室管理の仕組みづくりが求められます。

◎宿泊施設の安全性とフロント業務を支える入退室管理システム

宿泊施設での業務効率を向上させるためには宿泊客の客室利用における入退室管理を自動化し、人が行う接客業務とデジタル管理できる業務の分担を行う必要があります。このような宿泊施設における課題を解決する仕組みが入退室管理システムです。入退室管理システムは物理的な鍵を使用せず、ICカードや生体認証、暗証番号などで本人確認を行い、入室・退室を管理する仕組みです。正確な入退室ログの記録とアクセス制御を行う入退室管理システムは、セキュリティ面において非常に高い効果を発揮し、宿泊施設における煩雑な記録管理業務の自動化を可能とします。導入に際しては、宿泊施設の動線を踏まえた綿密な設置計画と、ほかのシステムとの連携性が重要で、これにより入退室管理システムの仕組みを最大限にいかすことができます。たとえば、入退室管理システムと宿泊施設の予約管理システムを連携させることでチェックイン時に自動で客室の解錠権限を付与し、チェックアウトと同時に権限を削除できる入退室管理の仕組みづくりを可能にします。さらに、入退室管理システムと勤怠管理を連携することで打刻ミスが発生しがちなタイムカードが不要になり、従業員の出退勤時刻を確実に記録できます。入退室管理システムの活用により各客室の利用状況も自動で管理できるため、清掃するタイミングの効率化や未チェックイン客の確認にも役立ちます。入退室管理システムを用いて施設内のゾーニングを行うことで、バックヤードや機械室などの重要エリアへのアクセス制限も可能になります。宿泊施設では、従業員の入退室管理にも課題があります。バックヤードや厨房など従業員のなかでもアクセス権限の異なるエリアが存在するため、手動での入退室管理では記録の正確性や運用効率の面で問題があります。しかし入退室管理システムを導入して時間帯や職種に応じたアクセス権限の設定を行えば、スタッフの少ない夜間帯でも柔軟に対応できます。入退室管理のログデータを活用した分析により、混雑する時間帯における人員配置の最適化や、館内設備の使用状況にもとづく運営改善も期待できます。このように宿泊施設の入退室管理システムはセキュリティ対策だけでなく、サービス品質とフロント業務の効率を向上させる手段として欠かせない仕組みとして今後ますます需要が高まっていくと考えられます。

◎宿泊施設の入退室管理を効率化する顔認証

宿泊施設において顔認証を用いた入退室管理を導入することは、フロント業務の効率化と館内全体の安全性向上に大きく寄与します。顔認証は、利用者の顔を鍵として扱う入退室管理の認証技術であり、非接触かつ高精度な本人確認が可能です。一般的なカードキーでの客室解錠とは異なり、紛失や貸し借りによるリスクがなく、宿泊施設の入退室管理におけるセキュリティ課題を根本的に解消できます。それだけでなく宿泊施設の繁忙期には、チェックイン時の行列を短縮し、利用者の心理的負担とフロント業務を軽減できるという大きなメリットがあります。顔認証と入退室管理システムの組み合わせにより、チェックイン時に顔情報を登録するだけで客室の解錠権限が自動付与されるため、従来のように鍵の受け渡しや説明に時間を割く必要がありません。セルフチェックイン機との連携ができるデバイスであれば、利用者はフロントを通らずに直接客室に向かうことも可能です。家族全員分の顔データを登録することで入室時間が異なっても問題なく解錠できるほか、手荷物で両手がふさがっていてもスムーズに入室可能です。顔認証による入退室管理は、長時間の移動で疲れている旅行者や、スケジュールがタイトなビジネス利用者、夜遅くのチェックインで小さな子どもを待たせたくないファミリー層にも重宝します。深夜のチェックイン業務の自動化により従業員の業務負担も減り、時間帯を問わずスムーズかつ安全な入退室管理が実現できます。顔認証を利用した入退室管理システムは、客室以外でのセキュリティ対策にも効果を発揮します。宿泊者専用フロアや浴場、ラウンジなど、とくに部外者の侵入を避けたいエリアに顔認証を導入することで、本人以外はアクセスできない入退室管理の仕組みを構築できます。この顔認証を利用した入退室管理システムは、混雑しがちな朝食会場への入退室管理にも応用できます。顔認証で宿泊客の利用状況を管理・記録すれば、スタッフは朝食券の確認・回収が不要になりほかの業務に専念できます。顔認証は端末に触れる必要がないため、衛生面が気になる食事会場の入退室管理に適しています。従業員のみが出入りするバックヤードの入退室管理も行うことができ、鍵の共有や紛失によるトラブル防止に役立ちます。顔認証で手入力での記録が必要なくなれば、ミスや漏れを防ぎながら確実な入退室管理を実現できます。利用が集中する時間帯の把握や、スタッフ動線の分析もでき業務改善に利用することも可能です。顔認証による入退室管理は、海外からの利用者が多い宿泊施設において、多言語対応や説明時間の削減にもつながります。顔認証なら端末の前に立つだけでチェックインが可能になるため、日本語以外での複雑な案内が不要です。英語圏以外の利用者でもスムーズに操作でき、チェックイン全体の処理時間とフロント業務の負担を短縮できます。このように顔認証を活用した入退室管理は、宿泊施設が抱える業務効率化や安全性、利用者満足度向上を同時に実現する有効な手段といえます。

◎宿泊施設の入退室管理における顔認証の運用ポイント

宿泊施設の入退室管理システムに顔認証を導入する際は、導入の目的を明確にすることが最も重要です。宿泊施設に顔認証システムを導入することの主軸は、宿泊者と従業員双方における入退室管理の効率化と、接触率の少なさにあります。よって、宿泊施設で導入する各システムとの連携性を図ることが、顔認証による入退室管理を成功させるポイントになります。たとえば予約管理システムとの連携により顔認証での自動チェックイン・チェックアウトを実現し、フロント業務を大幅に効率化できます。さらにルームキーシステムとの連携により鍵の紛失リスクを解消し、手ぶらでの入退室管理が可能になります。従業員の勤怠管理システムと組み合わせれば、出退勤状況も一元的に把握できるため管理業務の効率化を図れます。また、スムーズな入退室管理を実現するためには、デバイスの認証精度の高さが不可欠です。マスクや眼鏡装着時でも正確に認証できる高性能な顔認証デバイスは、利用者にストレスを感じさせず、宿泊施設におけるサービス満足度の向上に大きく貢献します。外国人宿泊客の多い宿泊施設では、多言語対応の顔認証システム導入により幅広い層の利用者に対して質の高いサービスを提供できます。宿泊施設では、館内のアクセス権設定も重要な要素です。客室フロアやプール、大浴場など、一時的にアクセス可能なエリアが複数あるため、宿泊日数・予約プランに応じた柔軟な権限管理が必要です。この設定を行うことでさまざまなシーンにおける入退室管理を一元化でき、宿泊施設における業務効率が飛躍的に向上します。顔認証による入退室管理システムを導入する際はプライバシー保護と非常時対応の検討も欠かせません。顔データの取得方法や利用目的、データのリセット基準などを明示し、施設利用者の不安を解消できれば信頼性の向上につながります。また停電やシステムトラブルにより、顔認証による入退室管理が不可能になった場合を想定し、カードキー発行や対面対応などにスムーズに切り替えられる手段を準備することで安心感のあるサービス提供ができます。顔認証は普及してこそ導入する意味があるため、利用者が抵抗なく利用でき「便利だった」「また利用したい」など満足感を得られる入退室管理の仕組みづくりが大切です。国内外から幅広く利用客を迎える宿泊施設だからこそ、透明性の高い高度な入退室管理の運用が大きな信頼につながります。

◎非接触でスムーズな認証を実現する顔認証リーダーFE-500L

宿泊施設の入退室管理に顔認証を導入する際はフロントやエレベーターホールなど人目に触れる空間への設置が求められるため、機器のサイズやデザイン性も重要な要素となります。KJ TECH japanの顔認証リーダーFE-500Lは、重量320gというコンパクトかつ軽量な本体設計により、ロビーの景観を損なうことなく設置が可能です。加えて、防水防塵性能もIP65を備えているため、屋外出入口や従業員通用口など、設置場所を選ばず導入できます。FE-500Lは0.3秒未満の高速認証と3Dでの顔認証方式により、チェックイン時の混雑を抑えつつ本人確認の信頼性を高めることができ、宿泊施設と親和性が高いといえます。画像や動画、写真による、なりすましを防ぐライブ検出機能を備えており、不特定多数が出入りする宿泊施設において安全性の高い入退室管理を実現できます。FE-500Lは、顔認証以外にも暗証番号やQRコード、ICカードなど多様な認証方式に対応しているため、宿泊施設の運用状況に応じて柔軟な組み合わせが可能です。1万件の顔登録と同数のカード登録に対応しており、宿泊者の一時登録や従業員の入退室管理にも十分な容量です。これらの特長によりFE-500Lは、宿泊施設の入退室管理において、高精度な本人確認とスムーズな運用を同時に実現できます。

◎まとめ

顔認証は、宿泊施設におけるセキュリティ課題の解決や円滑なフロント業務の遂行のために欠かせない技術です。顔認証導入時は入退室管理システムや予約管理、勤怠管理などほかのシステムとの連携性によりいかに業務を効率化できるかが成功の鍵です。入退室管理と顔認証の組み合わせは、セキュリティ強化や効率化の先にある、宿泊施設全体のサービス品質を高める重要な基盤となります。宿泊施設に顔認証を利用した入退室管理システムをご検討の際は、KJ TECH japanまでお問い合わせください。

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